Privatlivspolitik
(DK & EN)
Dataansvarlig
Vi er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om vores kunder og samarbejdspartnere. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.
EjlerskovLab
Det er ikke et krav, at vores virksomhed har en ekstern DPO, men hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, så kan du kontakte os via gdpr-dpo@ejlerskovlab.dk.
Behandlingsaktiviteter
Som dataansvarlig jf. GDPR, så har vi følgende behandlingsaktiviteter, som vi holder styr på i vores GDPR software.
Besøg på hjemmeside
Når du besøger vores hjemmeside, så anvender vi cookies for at hjemmesiden kan fungere, hvilket du kan læse mere om i vores [cookiepolitik].
Kommunikation med potentielle kunder
Når du har spørgsmål til vores side, eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os via:
- Kontaktformular
- Telefon
Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig fx svare på spørgsmål om vores ydelser. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.
Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, email, telefonnummer.
Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.
Vi sletter vores kommunikation med dig når det står klart om du ønsker vores ydelser eller ej.
Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.
Kunder
Vi har behov for at kommunikere med vores kunder, så vi sikrer os, at ydelsen leveres korrekt. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende.
Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.
Når ydelsen er leveret og eventuelle udestående er afsluttede, så vil vi umiddelbart herefter slette personoplysningerne.
Nyhedsbrev
Vi har et nyhedsbrev, som det er frivilligt at tilmelde sig – og du kan altid framelde dig dette igen.
Formålet med nyhedsbrevet er at sende de tilmeldte mails med ny information fra virksomheden, som kan omhandle nyt indhold på hjemmesiden, annoncering af vores ydelser.
Vi vil kun sende dig mails, hvis du har givet dit aktive samtykke til dette. Det kræver i første omgang, at du angiver din mailadresse, som vi efterfølgende sender en mail til, således at du kan bekræfte tilmeldingen. På denne måde, så sikrer vi, at du rent faktisk selv har tilmeldt dig nyhedsbrevet dvs. afgivet aktivt samtykke.
Vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger (dvs. mailadressen) i forbindelse med nyhedsbrevet vil være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.
Vi vil behandle dine personoplysninger, så længe at du stadig er tilmeldt nyhedsbrevet. Ved afmeldelse af nyhedsbrevet, så stopper vi også med at sende dette til dig. Har vi ikke sendt dig et nyhedsbrev i 1 år, så bortfalder dit samtykke som følge af vores passivitet.
Ved framelding af nyhedsbrevet, så gemmer vi dit nu tidligere samtykke i 2 år efter, at det senest er anvendt pga. forældelseskrav jf. Forbrugerombudsmandens spamvejledning afsnit 11.3.
Bogføring
Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.
Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra.
Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter at indeværende regnskabsår er afsluttet.
Jobansøgninger
Vi tager glædeligt imod jobansøgninger med henblik på at vurdere om de matcher et ansættelsesbehov i vores virksomhed.
Hvis du sender din jobansøgning til os, så er vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.
Hvis du har sendt en uopfordret ansøgning, så vil HR med det samme vurdere om din ansøgning er relevant, og herefter slette dine oplysninger igen, hvis der ikke er et match.
Hvis du har sendt en ansøgning til et opslået job, så vil vi bortskaffe din ansøgning i det tilfælde, at du ikke ansættes, og umiddelbart efter at den rette kandidat er fundet til jobbet.
Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/elleransættes til jobbet, så vil vi give dig særskilt information om hvordan, at vi behandler dine personoplysninger i denne forbindelse.
Databehandlere
Få kan klare alt selv, og det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere, samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere.
Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring.
[Oprems eventuelt dine databehandlere med virksomhedsnavn + formålet med behandlingen]
Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.
Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.
Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand.
Profilering og automatiserede afgørelser
Vi foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser.
Tredjelandeoverførsler
Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS.
I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.
Behandlingssikkerhed
Vi holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
Vi har lavet risikovurderinger af vores behandling af personoplysninger, og har herefter indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at øge behandlingssikkerheden fx gdpr awareness training.
En af vores vigtigste foranstaltninger er at holde vores medarbejdere opdaterede om GDPR via løbende awareness træning, GDPR kursus, samt ved at gennemgå vores GDPR-procedurer med medarbejderne.
De registreredes rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Tilbagetrækning af samtykke
Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Privacy Policy Template
Below you will find the English version of the privacy policy.
Data Controller
We are the data controller responsible for the processing of the personal data we handle about our customers and business partners. You can find our contact information below.
[Company name]
[Address]
CVR no.: [enter CVR number]
It is not a requirement that our company has an external DPO, but if you have questions about the processing of your personal data, you can contact us via [email address].
Processing Activities
As a data controller under the GDPR, we carry out the following processing activities, which we keep track of in our GDPR software.
Visits to the Website
When you visit our website, we use cookies to ensure that the website functions properly. You can read more about this in our [cookie policy].
Communication with Potential Customers
If you have questions about our website or would like to hear more about our services, you can contact us via:
- Contact form
- Telephone
Through these channels, we process your personal data in order to engage in a dialogue with you, for example to answer questions about our services. We only process the information that you provide to us in connection with our communication.
We will typically process the following ordinary personal data: name, email address, telephone number.
Our legal basis for processing this personal data is Article 6(1)(f) of the General Data Protection Regulation (GDPR).
We delete our communication with you when it is clear whether or not you wish to use our services.
In special cases, there may be a need to retain your personal data for a longer period.
Customers
We need to communicate with our customers to ensure that the service is delivered correctly. In this context, we may process information such as name, address, services, special agreements, payment information, and similar data.
The legal basis for processing this personal data is Article 6(1)(b) of the GDPR.
Once the service has been delivered and any outstanding matters have been settled, we will delete the personal data shortly thereafter.
Newsletter
We offer a newsletter that you may subscribe to voluntarily, and you can unsubscribe at any time.
The purpose of the newsletter is to send subscribers emails containing new information from the company, which may include new content on the website and marketing of our services.
We will only send you emails if you have given your active consent to this. Initially, this requires that you provide your email address, after which we will send you an email so that you can confirm your subscription. In this way, we ensure that you have in fact subscribed to the newsletter yourself, i.e. given active consent.
Our legal basis for processing your personal data (i.e. your email address) in connection with the newsletter is Article 6(1)(a) of the GDPR.
We will process your personal data for as long as you remain subscribed to the newsletter. If you unsubscribe from the newsletter, we will also stop sending it to you. If we have not sent you a newsletter for 1 year, your consent will lapse as a result of our inactivity.
When you unsubscribe from the newsletter, we store your previous consent for 2 years after it was last used due to statutory limitation requirements, cf. section 11.3 of the Danish Consumer Ombudsman’s spam guidelines.
Bookkeeping
We are required to retain all accounting records in accordance with the Danish Bookkeeping Act. This means that we store invoices and similar documents for accounting purposes. These may contain ordinary personal data such as name, address, and service description.
Our legal basis for processing personal data for bookkeeping purposes is Article 6(1)(c) of the GDPR.
We retain this information for at least 5 years after the end of the current financial year.
Job Applications
We gladly accept job applications in order to assess whether they match employment needs in our company.
If you send us a job application, our legal basis for processing your personal data is Article 6(1)(f) of the GDPR.
If you have submitted an unsolicited application, HR will immediately assess whether your application is relevant and will then delete your data again if there is no match.
If you have applied for an advertised position, we will dispose of your application if you are not hired, and shortly after the right candidate has been found for the position.
If you take part in a recruitment process and/or are hired for the job, we will provide you with separate information about how we process your personal data in this connection.
Data Processors
Few can do everything themselves, and the same applies to us. We therefore have partners and use suppliers, some of whom may be data processors.
External suppliers may, for example, provide systems to organize our work, services, consultancy, IT hosting, or marketing.
[Optionally list your data processors with company name + purpose of the processing]
It is our responsibility to ensure that your personal data is processed properly. Therefore, we impose high requirements on our partners, and our partners must guarantee that your personal data is protected.
We therefore enter into agreements with companies (data processors) that handle personal data on our behalf in order to enhance the security of your personal data.
Disclosure of Personal Data
We do not disclose your personal data to third parties.
Profiling and Automated Decisions
We do not carry out profiling or automated decisions.
Transfers to Third Countries
As a general rule, we use data processors in the EU/EEA, or who store data in the EU/EEA.
In some cases, this is not possible, and in such cases data processors outside the EU/EEA may be used if they can provide your personal data with adequate protection.
Processing Security
We keep the processing of personal data secure by implementing appropriate technical and organizational measures.
We have carried out risk assessments of our processing of personal data and have subsequently implemented appropriate technical and organizational measures to increase processing security, for example GDPR awareness training.
One of our most important measures is to keep our employees updated on GDPR through ongoing awareness training, GDPR courses, and by reviewing our GDPR procedures with employees.
Rights of Data Subjects
Under the GDPR, you have a number of rights in relation to our processing of information about you.
If you wish to exercise your rights, please contact us so that we can help you.
Right of Access
You have the right to gain access to the information that we process about you, as well as a range of additional information.
Right to Rectification
You have the right to have incorrect information about yourself corrected.
Right to Erasure
In special cases, you have the right to have information about you deleted before the time of our general deletion takes effect.
Right to Restriction of Processing
In certain cases, you have the right to have the processing of your personal data restricted. If you have the right to restrict the processing, we may in the future only process the information – apart from storage – with your consent, or for the purpose of establishing, exercising, or defending legal claims, or to protect a person or important public interests.
Right to Object
In certain cases, you have the right to object to our otherwise lawful processing of your personal data. You may also object to the processing of your information for direct marketing purposes.
Right to Data Portability
In certain cases, you have the right to receive your personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format and to have this personal data transferred from one data controller to another without hindrance.
You can read more about your rights in the Danish Data Protection Authority’s guidance on the rights of data subjects, which you can find at www.datatilsynet.dk.
Withdrawal of Consent
Where our processing of your personal data is based on your consent, you have the right to withdraw your consent.
Complaint to the Danish Data Protection Authority
You have the right to lodge a complaint with the Danish Data Protection Authority if you are dissatisfied with the way in which we process your personal data. You can find the Danish Data Protection Authority’s contact details at www.datatilsynet.dk.